De inzichten van Gera van Duijvenvoorde

‘Mijn huidige functie is Competition Counsel, advocaat-in-dienstbetrekking, bij KPN. Ik ben onderdeel van de juridische afdeling, het General Counsel Office. De afdeling kent verschillende juridische teams. Ik maak deel uit van het Wholesale & Technology team, maar werk veel samen met het Corporate Team.
Ik ben mijn loopbaan begonnen in 1989 in de wetenschap, als assistent-in-opleiding (AiO) bij de afdeling Recht en Informatica nadat ik als student-assistent bij het daaraan gelieerde Jurimetrie van de Sociale Zekerheid had gewerkt en ook een scriptie over het mededingingsrecht en de computerindustrie had geschreven. De relatie – en het spanningsveld – tussen toepassing van mededingingsregels en marktordening in combinatie met informatietechnologie had dus al heel vroeg mijn belangstelling.

In 1992 ben ik parttime in dienst getreden bij Philips International B.V. in een team van het Corporate Legal Department dat zich bezighield met toepassing van het Europees recht, het mededingingsrecht en intellectueel eigendomsrecht. In 1996 promoveerde ik op het proefschrift ‘Informatietechnologie en Europees mededingingsrecht'.

Een jaar later maakte ik de overstap naar de advocatuur bij Houthoff Buruma. Dat was een enerverende periode waarin cliënten moesten worden geadviseerd over de mogelijkheden en onmogelijkheden van nieuwe Telecommunicatiewet en Mededingingswet, er veel juridische procedures werden gestart door nieuwe toetreders en er onzekerheid was hoe de nieuwe regels moesten worden toegepast. Dus echt pionieren.

In 2004 maakte ik de overstap naar KPN. Eerst als advocaat-in-dienstbetrekking bij het Litigation Office, later een periode als Chief Compliance Officer, verantwoordelijk voor het opzetten van een compliance afdeling, en als General Counsel. Eind 2013 werd ik benoemd als bijzonder hoogleraar Telecommunicatierecht aan de Universiteit Leiden, en in mei 2014 hield ik mijn oratie. Op die dag kwam alles samen: mijn collega’s uit het bedrijfsleven, de advocatuur, de wetenschap maar ook – na zoveel jaren – telecomregulering en marktordening. Inmiddels als ‘gewoon’ hoogleraar geniet ik nog steeds van de combinatie wetenschap en praktijk.’

‘In mijn Philips-tijd heb ik de basiskneepjes van het vak geleerd. Ik profiteer nu nog van de inzichten die ik in mijn eerste jaren heb verworven.

Als bedrijfsjurist ben je er om de doelstellingen van je bedrijf te ondersteunen. En altijd als onderdeel van een team waarin ook collega’s met andere expertises betrokken zijn. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn in bijvoorbeeld wet- en regelgeving dan is de hoofdvraag: wat betekent dit voor het bedrijf ofwel kan dit gevolgen hebben voor de korte- of lange termijnstrategie?

Ogenschijnlijk ‘simpele’ praktische aanpassingen vereisen vaak implementaties die ruim van tevoren moeten worden voorbereid en tijdig onder de aandacht moeten worden gebracht van het bedrijfsonderdeel dat ze moet uitvoeren. Het bedrijf wil niet verrast worden als er nieuwe ontwikkelingen zijn die invloed hebben op processen; net als ieder ander dossier moeten ook implementaties van juridische wetgeving worden ingepland en financieel worden begroot.

Als jurist dient je focus dus niet alleen te liggen op de juridisch interessante discussies maar is het van belang continu na te gaan wat de gevolgen kunnen zijn in de praktijk. Daarin verschilt de bedrijfsjuridische omgeving wel van de advocatuur waar je als externe advocaat meer op de juridische complexiteit gericht bent en minder op de praktische implementatie – tenzij je je cliënt heel goed kent uiteraard. Dit betekent dat je als bedrijfsjurist ook na ontvangst van een advies van een externe advocaat veelal een vertaalslag moet maken voor het bedrijf en voor de afdelingen die in actie moeten komen.’

‘Mijn inzicht is dat je als bedrijfsjurist goed je bedrijf moet kennen, en altijd op zoek moet gaan naar collega’s die je kunnen helpen bij het in kaart brengen van wat bijvoorbeeld nieuwe wetgeving voor het bedrijf betekent. Hiermee krijgen de juridische vragen/dossiers ook een ‘bedrijfskleur’.

Mijn ervaring is dat de meest vervelende dossiers doorgaans via op het eerste oog onbeduidende mailtjes onder de aandacht komen, vaak aan het einde van de werkweek. Het is belangrijk collega’s in de business te blijven stimuleren om tijdig aan de bel te trekken bij legal, maar tegelijkertijd duidelijk te maken dat de verantwoordelijkheid voor het dossier bij de business zelf blijft. Met andere woorden: ook als legal een dossier oppakt, blijft er een verantwoordelijkheid – en betrokkenheid – van de business bestaan. Ieder heeft daarin zijn eigen rol. Als de business de juridische afdeling wil inschakelen omdat juristen ‘beter een brief kunnen opstellen dan zij zelf’, dan zul je duidelijke afspraken moeten maken over ieders rol.

Ik betrek dan ook gedurende de gehele afhandeling van een dossier - of ze nu willen of niet! - de business en vind het belangrijk te benadrukken dat zij zelf verantwoordelijk blijven voor het dossier. Die rolvastheid is van belang, omdat je ook later in het proces de stappen met hen wilt blijven afstemmen.’

‘Als bedrijfsjurist moet je gevoel hebben voor timing. Wanneer moet je doorvragen of aan de bel trekken? Dat betekent bijvoorbeeld dat je zo snel mogelijk verheldering vraagt als binnengekomen vragen niet duidelijk zijn. Vragen en juridische issues komen immers niet altijd keurig verpakt op je bureau. Krijgen onderdelen van het bedrijf te maken met nieuwe wet- en regelgeving, vraag dan of je dit in een teamoverleg kunt toelichten. Beperk je niet (uitsluitend) tot e-mailtjes. Timing vraagt zichtbaarheid en actieve betrokkenheid.

Dat gevoel – voor timing - ontwikkel je niet vanzelf. Toen ik jonger was keek ik naar ervaren juristen: hoe opereerden zij, wanneer grepen zij in? Door te kijken leer je. Daarnaast helpt het om te spiegelen aan waar je bedrijf staat. Wie het vraagt speelt een rol, maar belangrijker is: welke trajecten lopen er, wat is de strategie, wat is op dit moment belangrijk?

Probeer inzicht te hebben in de projecten die in de komende twee jaar voor jouw bedrijf van belang zijn. Waar is onrust? Waar zijn mensen nog zoekend? In zo’n context kan een ogenschijnlijk klein vraagje, dat juridisch misschien niet interessant lijkt, in het grotere geheel wel degelijk belangrijk zijn. Daarom moet je je typisch juridische blik soms even wegdenken. Niet selecteren op wat juridisch interessant is, maar kijken wat er speelt in het bedrijf en waarover een strategie of mening moet worden gevormd. Ik word altijd een beetje narrig als mensen zeggen: ‘Juridisch gezien is dit geen interessante vraag.’ Zo moet je als bedrijfsjurist niet werken. Je zit er niet om juridisch interessante vragen te beantwoorden. Ook een simpele vraag kan in een groot project, dat misschien naar de Board of Management moet, van belang zijn. Zet dus die businessbril op.’

‘Als bedrijfsjurist – en advocaat-in-dienstbetrekking – heb je, anders dan in de traditionele advocatuur, te maken met collega’s van wie je afhankelijk bent, maar die je soms ook moet aanspreken. Je moet nagaan of adviezen worden opgevolgd en, als dat niet gebeurt, achterhalen waar het aanschort. Dat kan zijn omdat je onvoldoende duidelijk hebt gemaakt wat precies wordt verwacht. In sommige gevallen moet je (snel) escaleren. Persoonlijk vind ik het vervelend om zaken aan te kaarten bij het hogere management, maar soms kan het niet anders en moet je dat echt doen. Managers verwachten dat je aan de bel trekt als je weet dat iets niet goed of correct is opgepakt. Ik denk dat ik daar in het verleden te terughoudend in ben geweest, waardoor ik langer dan nodig de ‘eigenaar’ werd van een niet opgevolgd advies. Beter een korte confrontatie als gevolg van het adresseren van je zorgpunt dan er zelf veel energie in steken terwijl er uiteindelijk niets gebeurt.

Mijn complianceperiode heeft mij inzichten gegeven in het gedrag van mensen. Als jurist denk je wellicht dat het naleven van regels op jouw expertisegebied het allerbelangrijkste is, maar als compliance officer heb ik ervaren dat medewerkers geen onderscheid maken tussen naleving van formele wetgeving en naleving van bijvoorbeeld interne gedragscodes. Voor hen is er dus niet direct een hiërarchie; voor een jurist is dat misschien teleurstellend, maar ook relativerend.’

‘Vraag om advies van een collega. Wees niet bang om je conceptgedachten en adviezen te toetsen. Bespreek ook hoe je door de business misschien in een hoek wordt gezet of als vervelend wordt ervaren.

De door het NGB gefaciliteerde GIO’s en intervisies voor advocaten-in-dienstbetrekking zijn in eerste instantie bedoeld om te voldoen aan de permanente opleidingsvereisten van de Orde van Advocaten. Als intervisiebegeleider zie ik echter ook de waarde van intervisie voor bedrijfsjuristen: juist om zaken te bespreken waarbij je onderbuikgevoel zegt dat je iets misschien anders had moeten aanpakken, of dat je iets moet escaleren of bespreken met hoger management. Ik ervaar deze bijeenkomsten als nuttig, omdat ik merk dat advocaten-in-dienstbetrekking, ondanks hun verschillende werkterreinen en werkomgevingen, te maken hebben met herkenbare vragen.

Ook inhoudelijk is het belangrijk om feedback te vragen. Ik pas dit instrument bewust toe in het onderwijs en laat studenten ervaren hoe gestructureerde feedback van een medestudent op bijvoorbeeld een conceptpaper kan helpen bij het afronden daarvan. Ik hoop dat zij daar in de praktijk ook profijt van hebben. In mijn eerste jaren als bedrijfsjurist had ik vaak het gevoel dat ik bij iedere vraag van de business niet direct het antwoord wist. Ik moest zaken uitzoeken, kreeg weer nieuwe vragen en merkte dat het tijd kost om je gedachten te ordenen en adviezen te structureren. Vaak heb je daarbij ook hulp nodig van een collega met een technische of economische achtergrond. En dat is geen schande. Ik hoop dat studenten dat ook zo meekrijgen, zodat zij bij hun eerste baan durven te vragen.’

‘Mijn tip komt van mijn hardlooptrainer, die bij de voorbereiding van mijn eerste marathon tegen mij zei: je struikelt niet over grote keien, maar wel over kleine kiezels. Daarom hamerde hij op een goede voorbereiding: kennis van het parcours, weten wat je gaat eten en drinken, de weg naar het startvak — ook schijnbaar onbenullige feitjes, naast uiteraard de trainingen.

Zijn advies sprak mij aan, omdat het ook goed aansluit bij het werk van de bedrijfsjurist. Je moet goed weten wat belangrijk is voor je bedrijf en wat er speelt op de markt – aan welke marathon jouw bedrijf deelneemt en welke snelle tijden daarvoor nodig zijn. Uiteraard moet je je ook goed voorbereiden met gedegen kennis van de juridische kaders. De kunst is om mee te gaan met de snelheid van je bedrijf en gevoel te hebben voor timing: weten wanneer je snel moet handelen en wanneer je moet doorvragen. Een klein detail missen kan immers een risico en een valse start opleveren. Laat je daardoor echter niet verstarren of van de wijs brengen. Je zult best eens iets over het hoofd zien; dat hoort bij het leerproces en overkomt iedereen.

Spiegel daarom je voorbereiding en vragen met collega’s en aarzel niet om ook andere expertises te betrekken, want uiteindelijk moet je als team het bedrijf ondersteunen. Eis bewust de tijd op om die vragen te stellen. Vragen stellen is essentieel. Laat je niet gek maken door collega’s die een snel antwoord willen zonder jou de informatie te geven die je nodig hebt. En vooral: doe af en toe een stapje terug, overdenk je week en geniet van wat je hebt bereikt en van de successen van je team en het bedrijf.’