De inzichten van Ruud van Herpen

‘Overdag ben ik jurist en ’s avonds ben ik boer’, vertelt Ruud lachend. Samen met zijn vrouw woont hij in de buurt van Den Bosch, waar ze volop genieten van het buitenleven met paarden, honden, katten, een grote tuin én een bed & breakfast. ‘Je bent als jurist de hele dag met je hoofd bezig. Thuis ben ik juist met mijn handen bezig. In de tuin, bij de stallen of met de dieren. Dat helpt enorm om je hoofd leeg te maken.’ Die combinatie van strategisch denken en praktisch aanpakken loopt als een rode draad door zijn loopbaan.

Ruud begon zijn juridische loopbaan in de advocatuur en stapte daarna over naar het bedrijfsleven, waar hij werkte als bedrijfsjurist en directiesecretaris bij een Duitse verzekeringsmakelaar. Toch besloot hij een opvallende afslag te nemen. ‘Ik heb toen bewust een breuk gemaakt in mijn loopbaan door mijn eigen praktijk in onder meer mediation te starten in een tijd waarin mediation nog lang niet zo ingeburgerd was als nu. Dat deed ik omdat ik al vroeg gefascineerd was door alternative dispute resolution, zoals mediation en arbitrage.’ 

Elf jaar lang werkte hij in zijn eigen praktijk als mediator, arbiter en juridisch interimmanager voor uiteenlopende bedrijven en organisaties, waaronder diverse overheden. ‘Dat heeft mij enorm veel inzicht gegeven in verschillende organisaties, juridische functies en dynamieken.' 

In 2011 kwam Ruud voor het eerst in aanraking met de IT-wereld. Hij werd benaderd voor een juridische functie als General Counsel bij een softwarebedrijf. Aanvankelijk combineerde hij dit nog met zijn eigen praktijk, maar al snel koos hij volledig voor deze nieuwe functie. Ruud werkte hier, tot de overname door een Amerikaans bedrijf eind 2017.

Via een korte tussenstap bij Belvilla kwam hij in 2018 terecht bij Xebia, destijds nog een relatief kleine organisatie met zo'n 800 medewerkers. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijde IT-consultancyorganisatie met circa 5.000 medewerkers in zestien landen. 

Toen Ruud startte, was hij de enige jurist. Inmiddels geeft hij leiding aan een wereldwijd team van twaalf juristen, verspreid over Nederland, Polen, India en Colombia. ‘Vanaf het begin was voor mij duidelijk dat we een schaalbare juridische afdeling moesten bouwen. Zeker toen we na de instap van Waterland, een van de grootste private equity partijen in Nederland, enorm snel begonnen te groeien door acquisities.’ 

Die groei vroeg volgens hem om een fundamenteel andere manier van werken. ‘We zijn eerst alle juridische processen volledig in kaart gaan brengen. Daarna hebben we gekeken wat we van deze processen konden automatiseren. Pas daarna bepaalden we welke juristen we echt nodig hadden.’ 

Ruud omschrijft zichzelf daarbij nadrukkelijk als een bouwer. ‘Ik houd ervan om dingen neer te zetten, op te bouwen en continu te blijven verbeteren. Bij Xebia krijg ik die uitdaging volop. Zeker als je zoveel acquisities doet, ben je eigenlijk steeds opnieuw aan het bouwen.’ 

Digitale transformatie en AI spelen een centrale rol binnen het juridische team van Xebia. Volgens Ruud is technologie geen doel op zich, maar een middel om juridische afdelingen slimmer en schaalbaarder te maken. 

‘We zijn continu bezig met de vraag: hoe kunnen we routinewerk verder automatiseren, risico’s verlagen en efficiënter werken? Eerst waren we vooral gericht op volledig gedigitaliseerd en AI-gedreven werken. Nu kijken we alweer naar agentic AI en de volgende stap daarin.’ 

Veel juridische afdelingen worstelen met opschalen omdat ze te snel mensen aannemen zonder eerst de processen op orde te hebben. ‘Het grootste misverstand is dat je een juridisch probleem oplost door er meer juristen op te zetten. Wij deden het omgekeerde: eerst processen in kaart brengen, automatiseren waar mogelijk, en dan pas bepalen welke mensen je echt nodig hebt. Dat is de enige manier om echt schaalbaar te worden.’ AI versterkt die aanpak verder. ‘AI gaat niet de jurist vervangen, maar wel de jurist die AI niet gebruikt. De komende jaren zal AI het mogelijk maken om met hetzelfde team twee keer zoveel te doen – mits je de processen en de visie op orde hebt.’ 

Toch benadrukt hij dat technologie alleen werkt als daar een duidelijke visie achter zit. ‘Ik ben iemand met veel drive, maar drive zonder purpose werkt niet. Dan verlies je energie zonder resultaat. Je moet altijd weten waar je naartoe werkt.’ 

Binnen zijn team betekent dat ook bewust ruimte maken voor innovatie. Naast het dagelijkse werk reserveert het team structureel tijd voor projecten die gericht zijn op verandering en verbetering. ‘Als je daar geen tijd voor vrijmaakt, word je opgeslokt door de waan van de dag.’ 

Een opvallende visie van Ruud is dat een juridische afdeling volgens hem altijd drie ‘cliënten’ heeft. ‘De eerste cliënt is de business binnen je organisatie, operations, sales en diverse backoffice functies. De tweede cliënt ben je zelf als juridische afdeling. En de derde cliënt is de externe markt: kunnen de oplossingen die je ontwikkelt ook commerciële waarde hebben richting klanten?’  

Volgens hem moeten projecten idealiter op alle drie de vlakken impact hebben. ‘Als iets alleen waarde heeft voor de juridische afdeling zelf, moet het wel echt noodzakelijk zijn voordat wij er veel tijd in steken.’ 

Wanneer hem wordt gevraagd welk inzicht uit zijn loopbaan hem het meest heeft gevormd, komt Ruud terug bij de kern: integriteit en onafhankelijkheid. 

‘Voor mij hoort rechtvaardigheid bij het juridische métier. Daar hoort ook onafhankelijk denken bij. En dat vraagt leiderschap ongeacht je functie.’ Hij koppelt dat aan het bredere principe van de rule of law. ‘Als juristen staan wij daarvoor. Dat is ook de basis van een democratische samenleving, zonder die basis kunnen wij ons werk niet goed doen.’ Volgens Ruud begint leiderschap daarom niet bij een functietitel, maar bij het durven maken van principiële keuzes. 

‘Ik vraag dat ook van stagiaires. Je hoeft geen manager te zijn om leiderschap te tonen. Dat zit juist in de keuzes die je maakt, in je integriteit en in hoe je jezelf opstelt richting de interne cliënt.’

Volgens Ruud ontstaat leiderschap niet alleen door kennis, maar vooral door ervaring en voorbeeldgedrag. Daarbij speelt veiligheid binnen een team volgens hem een grote rol. Binnen zijn eigen teams probeert Ruud die waarden actief door te geven aan jonge juristen en stagiaires.  

‘Ik vind het belangrijk om een veilige omgeving te creëren waarin mensen kunnen oefenen, vragen kunnen stellen en fouten mogen maken. De business kan soms behoorlijk direct zijn. Dan moet je als leidinggevende zorgen dat jonge juristen zich veilig voelen en goed kunnen opereren. Je moet laten zien hoe je onafhankelijk adviseert en hoe je daarin toch de verbinding houdt met de organisatie.’ 

Juist door jonge juristen actief mee te nemen richting de business, leren zij volgens hem steviger in hun schoenen te staan.  ‘Als iemand dat zelf heeft ervaren, kan diegene dat later weer doorgeven aan een volgende generatie.